1. Verantwoordelijke en zakelijke gebruikers
Workseal is een product van Apphletes, een VOF gevestigd in Den Haag, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42133988. Voor privacyvragen kun je mailen naar hello@apphletes.com.
Workseal is bedoeld voor organisaties en zelfstandige professionals. Het vakbedrijf bepaalt welke klant-, klus- en fotogegevens medewerkers in de app vastleggen en is voor die inhoud in beginsel zelf verantwoordelijk. Apphletes verwerkt die gegevens om Workseal te leveren en beveiligen.
2. Welke gegevens worden verwerkt?
We verwerken account- en organisatiegegevens, zoals naam, e-mailadres, organisatie, rol, uitnodigingsstatus en noodzakelijke authenticatie- en beveiligingsgegevens.
Gebruikers kunnen werkdocumentatie vastleggen, waaronder klantgegevens, klusgegevens, adressen, notities, vóór- en nafoto's, annotaties en gegenereerde rapporten. Vrijwel alle beschrijvende velden zijn optioneel.
Daarnaast verwerken we operationele gegevens zoals appversie, synchronisatiestatus, opslaggebruik, rapportgeneratiestatus, pushstatus en abonnementsinformatie van Apple, Google of een gekoppelde abonnementsprovider.
3. Doelen en grondslagen
We gebruiken gegevens om accounts en teamtoegang te beheren, foto's veilig te synchroniseren, rapporten te genereren, abonnementen en seatlimieten toe te passen, support te bieden en misbruik of beveiligingsincidenten te onderzoeken.
Afhankelijk van de situatie gebeurt dit voor de uitvoering van de overeenkomst met het vakbedrijf, om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, op basis van een gerechtvaardigd belang bij een veilig en betrouwbaar product of — waar vereist — met toestemming.
4. Platforminzage en bedrijfsscheiding
Workseal scheidt organisaties technisch met rollen, server-side controles en databasebeleid. Een gebruiker van organisatie A mag geen gegevens van organisatie B zien.
Apphletes-platformmedewerkers zien standaard alleen geaggregeerde abonnements-, gebruiks- en operationele gegevens. Zij krijgen via het interne beheer geen toegang tot individuele foto's, klanten, adressen, klusnotities of volledige rapportinhoud. Toekomstige supportinzage met expliciete klanttoestemming valt buiten deze versie.
5. Dienstverleners en internationale doorgifte
We gebruiken zorgvuldig gekozen dienstverleners voor hosting, database, authenticatie, private bestandsopslag, e-mail, pushmeldingen, appdistributie en abonnementen. De definitieve lijst en regio-instellingen moeten vóór release worden gecontroleerd.
Als een dienstverlener gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebruiken de betrokken partijen passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of goedgekeurde standaardcontractbepalingen.
6. Bewaren en verwijderen
Actieve werkdocumentatie blijft beschikbaar zolang het zakelijke account en de toepasselijke bewaartermijn dat vereisen. Afgeronde klussen kunnen eerst in een herstelbare prullenbak terechtkomen voordat definitieve verwijdering plaatsvindt.
Bij beëindiging of verwijdering houden we rekening met hersteltermijnen, openstaande export- of verwijderprocessen, beveiliging, geschillen en wettelijke verplichtingen. Definitieve termijnen moeten aansluiten op de productieconfiguratie en klantafspraken.
7. Beveiliging, rechten en contact
We gebruiken onder meer versleutelde verbindingen, private opslag, beperkte downloadlinks, rollen, tenantgebonden databasecontroles en logging van gevoelige beheeracties. Geen enkele beveiligingsmaatregel kan ieder risico uitsluiten.
Je kunt, voor zover de wet dat toestaat, vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht of bezwaar. Neem eerst contact op met het vakbedrijf dat jouw gegevens in Workseal heeft vastgelegd of mail hello@apphletes.com. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.